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Otimizando a comunicação: Audioconferência

O MSN pode até ter sido descontinuado, mas não a necessidade de utilizarmos comunicadores instantâneos em nosso dia de trabalho. Para facilitar a comunicação, um dos tipos mais clássicos de reunião é através de audioconferência. Principalmente se utilizando de serviços como Skype, Google Talk, telefones sobre IP. Ou até mesmo utilizando o iPhone, para centralizar todos essas ferramentas.
Uma das principais vantagens em relação a uma ligação, ou até mesmo reunião presencial é o custo. E outra: se você acha que falar através de recursos tecnológicos de ponta é um truque que só o público nerd compreende. Saiba que utilizar o Skype para falar com clientes já é um hábito totalmente disseminado. Ou seja, a barreira de entrada junto ao cliente é próxima a zero.
A audioconferência é útil desde o primeiro contato com seus clientes. Contribui para aprofundar o briefing, na reunião remota de equipes de trabalho, em entrevistas para veículos de comunicação e em inúmeras outras atividades.

Conheça abaixo algumas dicas e boas práticas no uso de uma audioconferência.

É preciso levar em conta que diferentes tipos de reunião demandam diferentes tipos de preparação e comportamento.

Primeiro contato comercial: quem tem uma boa página de contato recebe e-mails de futuros clientes. Quem investe em campanhas no Facebook ou Adwords, mais ainda. Portanto, é importante que você tenha uma pasta em seu computador com tudo pronto para esse momento. A apresentação de credenciais de seu trabalho. Um DOC com listas de perguntas básicas que você faz para testar seu cliente. Comportamento: fique no comando, fazendo as perguntas e finalizando com um espaço para o cliente dizer a que veio.

Reunião de briefing com o cliente.

Em algumas vezes este tipo de audioconferência acontece junto com o primeiro. Mas, quando são momentos distintos, requer uma nova preparação e comportamento. Vale ter um modelo de briefing, claro.  Visto que você precisa nesse momento sentir quais são as dúvidas que seu cliente possa ter.

Claro que a principal insegurança será a questão de preço. Nunca dê o preço na reunião de briefing, ainda mais de forma oral. Peça um dia e envie um documento, uma proposta comercial. Comportamento: seja objetivo nas perguntas e evite emitir opiniões subjetivas demais nesse momento. Concentre-se em entender o tamanho do cliente, sua demanda real e, claro, como é a cadeia de aprovação interna.

Reunião de abertura de projeto com equipe.

Bem mais informal este tipo de audioconferência requer de você um comportamento de gerente de projeto. Vale a mesma ideia de ter uma pastinha com todos os documentos do projeto à mão, ou compartilhados em soluções como o GoogleDocs.

Uma dica de ouro: mais do que um integrante da equipe, você é o moderador da conversa. Então, encaminhe os assuntos, pode aqueles que não agregarão nada ao projeto. Importante: tenha um roteiro em mãos com os pontos cruciais a serem desenvolvidos e não finalize o papo sem uma lista de tarefas para cada um.

Reunião de aprovação com cliente.

É um momento semelhante à coleta de briefing, onde objetividade é fundamental. Contudo, aqui você já tem alguma entrega para apresentar. O que lhe dá, em tese, vantagens de argumentação.

Tenha essa argumentação pronta e, se possível, envie uma cópia um dia antes da data marcada. Assim, você ganhará bastante tempo, pois, espera-se, as dúvidas do lado de lá também já estarão em uma listinha. Comportamento: siga seu roteiro com foco no objetivo dessa ação, qual seja, ter seu trabalho aprovado. Evite a todo custo retornos ao briefing, divagações e re-planejamentos. Uma boa dica é abrir a conversa lembrando que o objetivo dessa conversa é absolutamente crucial para a finalização/andamento do projeto.

 

Preparação do ambiente

Nos quatro cenários descritos acima, a preparação do ambiente do seu lado é fundamental para o sucesso da audioconferência. Entenda essa atividade como algo físico mesmo.

Para eliminar ruídos, tranque o cômodo onde você vai realizar a audioconferência;
Fontes de som externas que você pode controlar devem ser eliminadas;
A escolha do horário, quando possível, pode funcionar como um grande aliado. Tente agendar para os momentos mais sossegados do dia;
Faça um pré-teste antes, para saber como está a qualidade da gravação.

Aplicativos e serviços para audioconferência
Até aqui você já viu algumas dicas de como conduzir uma audioconferências. E principalmente de como preparar ao ambiente para que ela transcorra sem atropelos. Mas saiba no entanto, que sem a ferramenta certa, a magia não acontece.

Conheça algumas sugestões:

Skype: o mais indicado para a tarefa. Funciona da seguinte maneira: para falar de Skype para Skype, você não paga nada e pode fazer audioconferências com quantas pessoas quiser. Da mesma forma, para ligar para outros números ou ter o seu próprio número Skype, ou ainda fazer videoconferências em grupo, se paga uma mensalidade.

Google Talk: se você tem uma conta no Google, o acesso ao serviços já está garantido. Seja pela rede Google+, seja pelo Gmail ou pelo software você pode falar entre usuários sem problemas. Ligações externas ao serviços, ou seja, aquelas feita do GTalk para telefones e vice-versa ainda são bem enroladas.

Instant messengers: também funcionam para esse tipo de atividade. No entanto, são tão poluídos e tão carregados de propaganda e SPAM que acabam dando uma impressão meio amadora à sua audioconferência.

Audacity e Skype recorders: Não é que sua audioconferência fica prejudicada sem a ajuda dessas ferramentas. No entanto é sempre importante gravar a conversa para consultas posteriores. Não se esqueça de pedir permissão à outra parte para isso!

A Dunamys conta com uma equipe preparada para te auxiliar na escolha e implementação da ferramenta de audioconferência ideal para seu negócio. Fale com a gente!

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